Exakt so hab ich das auch gehandhabt. Einfach alles aufschreiben. Woher sollst du denn wissen, was alles KatS ist(Termine wie Weihnachtsfeier natürlich nicht :) ). Allerdings hab ich darauf verzichtet, irgendetwas schönzuschreiben. Wenn es zu einem Abgleich kommt, fällt "Fähnchen aufhängen" ebenso untern Tisch wie schöngeschrieben "Bewegungsfahrt", außer du warst wirklich Maschinist. Dann lieber ne Verwarnung wegen nicht erreichter Stundenzahl bekommen anstatt gleich ausgeschlossen zu werden, da dir zu Recht ne Täuschung unterstellt wird.
Strecken kann man auch bei nächtlichen Einsätzen - es schläft sich schlecht wieder ein, auch wenn nichts gewesen ist. Apropos: Ein Einsatz ist auch immer eine Probe für die Großschadenslage(so bei uns gehandhabt)
Zur Ausführung: Bei uns steht in den Vordrucken Datum, Stundenzahl, und ein viel zu kleines Kommentarfeld. Ich habs bei angeordneten Diensten mit "Wehrdienst", "THL-Zug", ... belassen. Bei Einsätzen das Stichwort und evtl. den Ort. Mehr passte nich, ohne "Ihr Name auf einem Reiskorn"
Ausführung war bei mir die letzten Jahre eine Excel-Tabelle(oder GoogleDocs, das geht nich verloren, wenn der Rechner sich zerlegt) - teilweise händisch ins Heft übertragen.