Ich würde, wenn es einfach sein soll, eine Accses Datenbank anlegen. Die ist zum einen als Hartkopie ausdruckbar und in Ringbuchordner ablegbar, zum anderen per Computer abfragbar.

Ich präfiriere aber immer noch die kompliziertere, dafür technisch elegantere Variante, die auf eine AutoCAD Zeichnung aufbaut.
Die Software, den Autodesk .idw Viewer gib es zum kostenlosen Download bei Autodesk und die CAD Zeichnungen über das Ver- und Endsorgungsnetz, sowie über die Gasanbindung gibt es, für die Feuerwehr, ebenfalls kostenlos beim Versorgungsunternehmen.

Der Vorteil liegt in den Möglichkeiten die mit der Zeichnung möglich sind.

Der Nachteil ist gerade im freiwilligen Bereich, es versteht niemand die Benutzung der Software, obwohl es prinzipiell einfach einfach ist. Das mag aber auch am demographischen Wandel, am mangeldem Interesse, oder aber auch am mangelden Bildungsgrad der Personen liegen.