Wie wäre es denn mit der Funktion einfach?
Computer starten, Office rein, Serienbrief erstellen mit dem Inhalt: Seriennummer, Typ, Besitzer.

Dieses mit den Seriennummern (und sonstigen zuzuordnenden Angaben) füllen, über den Dienstweg an die die Träger schicken, die füllen das aus und senden es über den Dienstweg zurück.

Oder ist das wieder zu einfach bzw. nicht technisch genug?