Hallo! Ich würde als EL auf alle Fälle mit dem Betreiber sprechen, und mir hierzu auch einen Zeugen (Melder, GF) hinzuziehen. Ferner siehst Du es völlig richtig, dies auch im Bericht zu vermerken. Oft hilft ein sachliches und gutes Gespräch schon sehr viel.

MfG

MKSi