Wenn lediglich Papier gespart werden soll, und das Ganze auch noch für später archiviert werden soll, dann hätte ich da einen Vorschlag:

Entwerft eine Checkliste, laminiert sie vernünftig.
Die Besatzung füllt die Checkliste am Fahrzeug mit einem abwaschbaren Stift aus und scannt diese dann einfach ein. Das Bild wird gespeichert und ist für die Ewigkeit konserviert. Und die Checkliste wird fürs nächste Mal abgewischt.
Die Idee kam mir gerade spontan und ist noch nicht praxiserprobt.

Gruß, Mr. Blaulicht