Die Rufgruppenplanung wird durch die jeweilige AS Bund des Landes oder des Bundes koordiniert.
Die einzelnen Bedarfträger sollten, aufgrund ihrer einsatzspezifischen Bedingungen, Planungen für AAO und BAO Einsätze durchgeführt haben und ihre Bedarfe einer gemeinsamen Kommunikation mit den unterschiedlichen an einem Einsatz beteiligten Einheiten und Organisationen mit der jeweiligen AS abgesprochen haben.
Im Anschluss erfolgt die Koordinierung mit den anderen Bedarfträgern in Land oder dem Bund und die übergreifende Abstimmung mit den anderen Bundesländern und dem Bund.
Daraus resultierend wird die Rufgruppenplanung erstellt. Sie bildet die Grundlage für die in den Endgeräten später zu programmierenden Rufgruppen. Je besser die Planung erfolgt, um so besser können die Einsatzkräfte später zusammenarbeiten, weil Rufgruppen für den Regeldienst, die Zusammenarbeit, als Anrufgruppen für Fremdkräfte oder die landes- bzw. bundeseinheitlichen Rufgruppen der taktisch-betriebliche Zusammenarbeit in den Endgeräten abrufbar (schaltbar) hinterlegt sind.
Diese Planung wird nie abschließend sein und sollte in regelmäßigen Abständen evaluiert werden, aber da sie immer eine Änderungsprogrammierung in den Endgeräten nach sich zieht, kann sie nicht monatlich erfolgen.
Es hat sich in der Vergangenheit bereits gezeigt, das eine gute Überlegung der Gruppennutzung und -planung, kurz- und langfristig viel Frust und Ärger ersparen kann.

Detailierte Aussagen über die jeweilige Rufgruppenplanung erhaltet ihr bei Eurer zuständigen AS.