Das ganze ist doch total einfach:

mySQL-Datenbank erstellen, mit folgenden Spalten:
- id (auto_increment)
- Name (text)
- Status (text)

Dann in der Datenbank jedes einzelne Mitglied speichern.

Dann machste einen Loginbereich:
- jedes Mitglied kann sich mit User und Pw anmelden.
- Nach der Anmeldung direkt zur Statusauswahl.
- Einsatzbereit
- bedingt Einsatzbereit
- zweiter Abmarsch
- .....
- uneingeschränkt nicht Einsatzbereit

Dann eine einfach ausgabe, in der du via php die datenbank abfragst

Abfrage: name, status

viola. du hast eine übersicht. aber ich halte das ganze auch für unnötig, da du damit eh keinen begeistern kannst. es sei denn du hast viele junge spunde bei dir. ich spreche aus erfahrung. ich wollte&sollte auch schon soviel machen, aber das stößt immer wieder auf ablehnung.