Ich habe jetzt mal ein wenig gegooglt und es scheint ein Dokument Management System (DMS) genau das richtige zu sein.

als Beispiel
http://www.xinco.org/index_de.php

sah ganz i.O. aus soweit ich das beurteilen könnte.

Ich denke mal als bestes Beispiel hierfür wäre ja GeoFES von Berlin zu nennen. Damit sind ja alle Anforderungen für die Feuerwehr abgedeckt.